De bijeenkomst was ingelast omdat de gemeente Gennep niet in de gelegenheid was om aan de jaarlijkse regiobijeenkomst op 7 juli 2011 deel te nemen door de extra raadsvergadering over het onderzoeksrapport. Naast de raadsleden en ambtenaren uit Gennep waren ook raadsleden uit Bergen en ambtenaren uit Venlo aanwezig.
Het eerste programmapunt van het bezoek was een rondvlucht in de kabelbaan boven het Floriadeterrein. Vanuit de kabelbaan is er een fantastisch overzicht over het gehele terrein met de vijf verschillende thema's. De kabelbaan, die na de Floriade terug naar Oostenrijk gaat, brengt de bezoekers o.a. langs de Villa Flora en de Innovatoren.
Aansluitend maakte de groep een wandeling over het terrein naar Villa Flora. Er werd vooral aandacht besteed aan het themapark 'Education en Innovation' waar ook al door een aantal van de in totaal 100 organisaties die meedoen aan de Floriade gebieden, gerealiseerd worden. Tijdens de wandeling werd het concept van de Floriade toegelicht en de nieuwste ontwikkelingen en toekomstige realisaties in het voorjaar van 2012 gepresenteerd. Ook ging de wandeling langs de Innovatoren die door de provincie Limburg is gefinancierd. Dit gebouw zal de bezoekers tijdens de Floriade in ontvangst nemen en te gelijker tijd het paviljoen van de provincie zijn.
Het laatste programmapunt was een presentatie over Venlo GreenPark en Villa Flora met aansluitend een barbecue. De Villa Flora is door de Regio Venlo, een samenwerking van de gemeentes Gennep, Beesel, Horst a/d Maas, Peel en Maas, Venlo en Venray, gebouwd. Tijdens de barbecue was er de mogelijkheid om met elkaar over de Floriade en de Villa Flora te spreken en vooral te discussieren over de nodige promotie van dit evenement.